Raum und Terminverwaltung

Raum- und Terminverwaltung Im Zusatzmodul «Raum- und Terminverwaltung» können Sie Ihre komplette Gottesdienstplanung, Raumverwaltung und auch interne Termine organisieren. Zudem können Termine von Gottesdiensten und Veranstaltungen dank unseren Plugins direkt auf Ihre Webseite übernommen werden.

• Komplette Gottesdienstplanung inkl. Personenzuteilung (Lektoren, Organisten, Chor, Ministranten, etc.) in der KiKartei führen
• Personendaten werden aus der KiKartei übernommen
• Termindetails automatisch per E-Mail an alle beteiligten Personen versenden
• Gottesdienste und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite darstellen
• Interne und externe Termine zentral organisieren
• Alle Ihre Räume inkl. Infrastruktur verwalten
• Reservationsanfragen können via Ihre Webseite getätigt werden
• Reservationsbestätigungen und Rechnungen direkt aus der KiKartei versenden
• Einfache Zusammenarbeit mehreren Pfarreien/Kirchgemeinden dank Mandantenfähigkeit
• Perfekt geeignet für Pastoralräume und Seelsorgeeinheiten
• Zugriff für mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen

 Pro Gebäude können folgende Daten erfasst werden:

• Adresse
• Material welches in diesem Gebäude zur Verfügung steht
• Zugriffsberechtigungen pro Benutzer

Pro Raum können folgende Daten erfasst werden:

• Verwendungszweck des Raums (Kirche, Gemeinschaftsraum, Sitzungszimmer,Unterrichtszimmer usw.)
• Person, welche für die Vorbereitung des Raums verantwortlich ist
• Person, welche für die Administration verantwortlich ist
• Farbcode für Reservationen und Anfragen
• Mietkosten
• Vorhandenes Material
• Raum kann für Reservationsanfragen via Website freigegeben werden
• Fotos des Raums
• Verknüpfung mit Schlüsselverwaltung

Pro Termin können folgende Daten hinterlegt werden:

• Betreff
• Beschreibung
• Interne Bemerkung
• Beginn und Endzeit
• Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeiten
• Terminart (Gottesdienst, Gebet, Hochzeit, Sitzung, Veranstaltung usw.)
• Zielgruppe/n
• Sprache der Veranstaltung
• Personenplanung (Personen können direkt aus der KiKartei dem Termin zugeteilt werden)
• Zusätzliche Räume, die hinzugefügt werden können
• Kontaktdaten
• Material welches für den Termin bereitgestellt werden soll
• Verknüpfung mit Jahrzeitstiftungen (zu lesende Jahrzeiten werden automatisch mit den Gottesdiensten verknüpft – siehe Modul Jahrzeitstiftungen)
• Bilder
• Dokumente

Terminlisten erstellen Sie können übersichtliche Excellisten erstellen. Dabei hilft Ihnen eine grosse Anzahl an Filtermöglichkeiten:

• Adresse
• Pfarrei / Kirchgemeinde
• Raum
• Datum
• Dauer
• Betreff
• Interne Bemerkungen
• Terminart
• Kontakt Termin
• Kontakt Raum
• Teilnehmer
• Teilnehmergruppen
• Material
• Reservation oder Anfrage

Website Unsere Möglichkeiten, wie wir die Termine und Raum-Reservationen mit Ihrer Webseite verknüpfen können finden Sie unter «Websites». Smartphone Dank unserer Smartphone-App behalten Ihre Mitarbeiter auch unterwegs den Überblick über alle Termine. Der Hauswart, Sakristan und Sigrist können via Smartphone Einsicht in die gebuchten Räume und Termine nehmen und alles vorbereiten.